2020 Trello教學全攻略(入門+進階)

Trello是由Fog Creek Software公司開發的一款線上專案管理工具,它用戶介面簡單且容易操作,最棒的是它許多功能都是免費開放使用,當然如果你需要進階功能還是需要額外付費。

基本上只要你的執行項目沒有過於龐大、沒有太多複雜的規則,那麼Trello免費版就已經能完成大部分的需求,與其他項目管理工具相比Trello絕對是數一數二的好用。

本篇文章將與你分享Trello入門使用及進階技巧,相信閱讀完這篇Trello教學後,你也可以變成專案管理高手囉。

Trello註冊帳號

要開始使用Trello當然要註冊一個帳號,你可以點擊前往Trello官方網站

Trello官方網站

點擊右上角的註冊按鈕就會進入註冊頁面,推薦使用Google帳號註冊省時又省力。

Trello註冊帳號

接著,系統會要求你創建一個Trello看板,你可以輸入完看板名稱後,就直接點左邊圓點步驟跳到最後一步開始使用Trello,中間步驟的設定可以省略,進入操作畫面後再設定就好。

創建Trello看板

Trello入門教學

認識Trello使用介面

Trello允許你創建卡片來追蹤任務,並且所有卡片都可以用拖放的方式放置在任何列表上,每個列表你都可以自己命名,並且管理它所屬的卡片,還能對卡片標記完成進度。然後,再將多個列表組合在一起,成為代表單個項目的管理流程。

Trello使用介面

Trello可用來跟踪所有計畫,無論是計劃你的生日派對、聖誕節、管理開發團隊或是開展業務項目,甚至用來做最簡單的工作便籤也可以。

例如你正打算使用Trello來追蹤女朋友的生日派對,那麼可以創建一個名為”女朋友生日派對”的看板。

然後,你能把像”買蛋糕”、”買氣球”、”派對邀請朋友名單”、”派對節目”、”浪漫驚喜”等事項建成卡片。

接著,根據你待完成、正在進行和已完成的事項進行分類,把卡片用拖放的方式移動到正確的狀態,Trello使用就是這麼簡單且直覺,這也是為什麼我始終都使用它當我的計畫管理工具。

建立Trello看板與邀請成員

除了在註冊帳號時會創建一個看板,你也可以隨時在自己的帳戶中設置任何數量的看板。例如,許多企業通常都會為每個客戶個別建立一個單獨的看板,這樣就方便對每個客戶公司的業務進行管理。

要創建看板,只要點擊螢幕右上方的”+”圖標,然後選擇”建立看板”,就可以命名你準備要新增的看板,接著點擊”建立看板”就完成了。

建立Trello看板

順帶一提,你還可以將看板設定為公開、私有或只有特定團隊可以看見,除非這個看板是開放給任何人都能觀看,否則建議最好還是將它設為私有或特定團隊,稍後我會跟你介紹如何邀請其他人加入你的看板。

如果你要查看Trello帳戶中所有的看板,可以點選螢幕左上方的”看板”按鈕。

查看Trello所有看板

在你創建完看板後,如果需要邀請其他成員來跟你一起協做,那麼你可以點選”邀請”來邀請成員進入這個看板,它有兩種邀請方式,分別是輸入對方的電子信箱和分享連結,分享連結的方式是只要知道的人都可以加入這個看板

Trello邀請成員

新增Trello列表

Trello列表

接下來,你需要在界面中新增列表,Trello會在你創建新看板時自動建立”待辦事項”、”正在進行”和”完成”的列表,這三個列表在每個計畫中都經常用到,但很多時候只有這樣還不夠,因此你可以根據自己的實際需求來新增任意數量的列表。

如果你對要新增什麼列表沒有概念,可以參考Trello內建的範本,它的領域涵蓋很廣包含商務、設計、教育、工程、產品管理、專案管理和銷售等,如果某個範本你很中意,可以點選”從範本建立看板”,這樣就可以直接拿現成的模板進行修改。

假如你想要更改列表的標題,只需要點擊標題的字就可以開始修改,如果要調整列表的排列順序,只需要拖拉整個列表到指定的位置即可。最後,如果要新增更多列表,點選螢幕右側的”新增其他列表”就可以搞定。

新增Trello卡片

有了列表之後,現在要開始添加卡片,你可以通過點擊列表上的”新增另一張卡片”來完成。

Trello新增卡片

這邊講一個小技巧,如果一次要新增多張卡片,可以打開EXCEL將每一個卡片標題打入,並且由上而下排列,接著把它全選複製貼上到新增卡片處,接著Trello就會問你要不要把每一行都單獨變成一張卡片,選擇確定後就會一次生成多張卡片了。

Trello一次新增多張卡片

卡片也可以指定分配給團隊中的某些成員,關於這個功能我將在後面做詳細的介紹。如果你要查看所有分配給你的卡片,只要點擊螢幕右上方的頭像,然後在下拉選單中選擇”卡片”即可。

Trello卡片使用說明

Trello卡片的功能

Trello卡片簡單來說就是一個功能強大的便條紙,你可以將所有重要的資訊添加到卡片中。要查看卡片內的資訊,只要點擊卡片就可以打開。

打開Trello卡片

你可以在卡片內新增更詳細的描述,或者使用右側的功能按鈕,為卡片指定到期日及添加標籤和附件,附件可以是任何格式,圖片、影片或鏈結都可以,你也可以從雲端硬碟添加檔案。

順帶一提,如果你上傳的檔案是圖片,例如JPG、GIF和PNG等,則在主界面查看時,會看到圖片縮圖顯示在卡片上。

邀請成員

你應該已經注意到卡片中有邀請成員的選項,”卡片”的邀請成員和”看板”的邀請成員有很大的不同。

“看板”的邀請成員是邀請不是看板的人加入看板,加入後可以看到除了限制的卡片之外所有的卡片。而”卡片”的邀請成員則是只有被邀請的成員可以看到這張卡片,其餘的團隊成員是看不到這張卡片的。

卡片待辦清單

卡片待辦清單

你可以在卡片中增加子項待辦清單,它前面有框框可以勾選,你只需要在完成時打勾就可以確認進度,如果你發現不想要這個待辦清單,也能夠很容易的刪除它。

卡片標籤

使用”標籤”功能,還可以對卡片進行顏色標記,你可以自訂不同卡片顏色的標記意義,可能紅色是行銷、綠色是業務開發和黃色是特定客戶等。

卡片標籤

卡片評論

你還可以在活動欄位撰寫評論,用來給其他成員提供反饋。評論中,你可以添加附檔和表情符號,也可以將這則評論標記團隊中特定成員,並添加指向其他卡片的鏈結。

卡片評論

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