Slack最完整使用教學和進階技巧(2020更新)

你聽過Slack嗎? 無論有沒有聽過,它毫無疑問都是目前最火紅的企業即時通訊軟體,它幾乎適用於任何工作場合,你能使用它與團隊進行非常流暢的溝通,並且附帶許多非常實用的功能。

本篇文章將與你分享Slack的完整使用教學和進階運用技巧,讓你可以透過這款軟體輕鬆與團隊進行即時通訊,有效提升公司內部的溝通效率,進而增加整體生產力。

什麼是Slack?

什麼是Slack?

Slack官方網站

Slack簡單來說就是整個公司的聊天室,它當初設計的目的就是要取代電子郵件作為公司內部的主要溝通工具。

當然非常重要的會議或決策還是要使用電子郵件通知各單位,但如果只是一些細節需要溝通,那麼一直使用電子郵件來回溝通就顯得很浪費時間。

它有工作區(Wordspace)能讓你與同團隊或各單位的計畫相關人員進行小組討論,並允許分享訊息和文件。

下面是Slack的幾個主要功能:

團隊與工作區

Slack允許企業或組織創建擁有專屬URL連結的工作空間,只要完成簡單的註冊過程開通帳號,就可以邀請你的團隊加入,並開始透過Slack來進行通訊。

對於中小型公司來說,可能只需要一個公共和私人工作空間就可以滿足使用需求。而Slack能夠幫助企業管理多個工作空間,因此也非常適合大型公司使用。

公司內部個人訊息

Slack有效的利用聊天軟體來取代原本非常分散的電子郵件溝通方式,它能使用公開頻道、特定團隊頻道和一對一私人聊天等功能。

這對於大型團隊需要劃分工作任務來說非常好用,你可以根據需要邀請需要的成員加入,或者限制某些團隊成員的權限,讓他們看不到機密對話。

Slack也能像一般通訊軟體一樣,直接發送訊息給其他團隊成員,因此這也能使團隊之間的效率變得更好。

與第三方服務集成

與第三方服務集成的功能,也是Slack最強大的特色之一。他允許你直接在Slack中使用你喜歡的應用程式,因此你不必一直切換畫面,來複製分享鏈接到Slack中,即可快速查看支援集成的內容。

Slack主要支援集成的第三方軟體有以下這些:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Heroku
  • Github
  • Zendesk
  • Zapier
  • Office 365

Slack收費方式與註冊

Slack提供免費版本供中小企業使用,能夠瀏覽最多10,000則訊息,與多達10種第三方服務集成,並且允許團隊間進行一對一語音及視訊通話。

當然相對的免費版功能還是有些限制,例如沒辦法瀏覽完整的歷史訊息、使用所有的第三方集成、無法以小組進行語音或視訊會議,以及無法與同樣使用Slack的外部團隊一起協作。

如果你需要這些功能的話,則需要付費購買他們的升級版,但以中小企業來說免費版足以應付大部分需求,下面是Slack價格表供你參考。

Slack收費方式 價格表

接著,我們來註冊Slack帳號,首先進入到Slack的首頁並點選”GET STARED”開始註冊。

Slack註冊

然後,選擇創建一個新的工作空間(Workspace)。

SLACK創建工作空間

輸入企業信箱作為登入帳號。

Slack信箱

隨後系統會要求你認證信箱,需要到輸入的信箱內開啟驗證信,並輸入信中提供的六位驗證碼。

Slack輸入驗證碼

再來是輸入公司名稱和從事行業。

SLACK輸入公司名稱

接著,它會詢問你是否現在邀請成員加入,你可以透過電子郵件或連接來邀請,或者你可以稍後再邀請,先按跳過進行下一個步驟。

SLACK邀請成員

在看到歡迎註冊畫面後,就可以進入Slack主操作介面。

SLACK使用介面

首先,跟著Get Starded的步驟進行設定,分別是邀請成員、設定歡迎詞和完成基本設定,Finish Setup可以設定你的名字和密碼,並且確定專屬於你工作空間的網址URL。順帶一提,記得把SLACK桌面通知打開,這樣只要成員有發訊息就會馬上通知你。

SLACK專屬網址URL

Slack功能介紹

成員列表(People)

SLACK成員列表(People)

如果你需要找某個成員,只要到People這裡就可以直接瀏覽整個公司的成員名單,找到後可以直接點選他的頭像,選擇要傳訊息或是要語音視訊通話。

第三方服務集成(APP)

第三方服務集成(APP)

Slack很好的把第三方服務進行集成,包含常見的電子信箱服務(Gmail、Outlook)雲端硬碟(Google Drive、OneDrive)、Google行事曆和Trello等工具,你可以增加需要的應用程式就可以開始使用。

分享檔案(Files)

SLACK分享檔案

很多時候團隊之間會需要共享檔案,雖然你可以用雲端硬碟的檔案分享連結來達到這個目的,但是如果能在Slack上直接分享文件和圖片不是更方便嗎? 因此你可以使用它們的Files功能來分享檔案。

創建私人頻道

Slack建立私人頻道

有時候某些計畫需要保密,因此只有高階主管或特定團隊成員才需要知道,這時候你可以在創建頻道(Channel)時,把Make Private的功能打開,這樣只有受邀請的成員才可以進入這個頻道。

Slack進階使用技巧

Slack支援跨平台設備使用

Slack在跨平台支援方面非常的棒,無論是Windows、Linux、Mac、iOS和Android作業系統的設備都能輕鬆使用它,並且可以隨時隨地查看所有重要訊息,以及與團隊成員直接聯絡。

使用鍵盤快捷鍵

為了讓你操作Slack更為快速且流暢,它有提供鍵盤快捷鍵的功能,以便你可以快速輸入訊息或開啟功能有效節省時間,要開啟鍵盤快捷建只要按 Ctrl + /即可。

SLACK鍵盤快捷鍵

使用指令顯示工作狀態

善用斜線的指令功能,可以快速更改Slack顯示的工作狀態。

/dnd:當你正忙於工作不想被打擾時使用。

/Away:當你不在位置上或休假時可以使用。

用小老鼠@來標記Tag成員

只要在聊天視窗按@,就可以選擇成員進行標記,這樣對方就會看到你點名他。

Slack標記別人

設定頻道通知

剛註冊完,Slack便會詢問你是否要開起桌面通知功能,但這個通知開啟是全部訊息都會通知你,如果某些頻道你只希望收到重要的訊息,就可以個別來設定。

首先點選頻道,然後在頻道的右上角點選訊息圖標,在裡面選擇更多選項(More),會看到一個Notifications的選項,點選它。

SLACK設定頻道通知

然後,它會出現三個選項可以選擇,分別是全部訊息通知(Every new message)、只有標記的訊息才通知(Just @mentions)和完全不通知(Nothing),你可以根據需要自己選擇。

SLACK通知關閉

設定指定時間內不受打擾

有時候你可能正在處理非常重要的案子,不希望這段時間有任何外界的打擾,那麼你可以設定指定時間內免打擾模式。

SLACK設定指定時間內不受打擾

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