一篇文章讓你完全搞懂Microsoft Office

Microsoft Office 是由辦公室相關應用程式組成的一系列軟體,每一個應用程式針對不同的使用者都提供相對應的功能和服務。

例如,Microsoft Word 可製作文件檔案,Microsoft PowerPoint 可製作簡報,Microsoft Outlook 可用來管理 email 和日曆。市面上還有其他更多軟體供你選擇。

Microsoft 365 是什麼?

Microsoft Office 最新版本稱為 Microsoft Office 2019,雖然微軟偏好推廣使用者以雲端服務為基礎的 Microsoft 365 作為最新版本。

自1988年後,微軟紛紛推出各種不同的套裝軟體版本,包含 Microsoft Office Professional、 Microsoft Office Home and Student 和其他Microsoft Office 2016系列。

許多人通常會將所有版本通稱為 Microsoft Office,這也使得辨識版本變得有些困難。

 

微軟目前提供的服務方案

商務用 Microsoft 365 內含四種方案: 商務基本版、商務標準版、商務進階版和 Microsoft 365 Apps 商務版。

基本版包含網頁版及行動裝置版 Word、Excel 和 Powerpoint 應用程式,標準版增加了 Publisher 和 Access (僅用於電腦版),進階版則多了 Intune 和 Azure Information Protection 與其他完整的雲端服務。App 商務版則包含了所有標準應用程式和 OneDrive。

 

使用 Microsoft Office 的族群與原因是哪些?

Office 套裝軟體使用者在發現目前作業系統使用的程式版本功能不夠健全時,便會購買更多套件來擴充功能。

例如,如果單靠 Windows 各作業系統版本內鍵的免費文字編輯器 – 記事本,來撰寫一本書是幾乎不可能的,但如果用提供更多功能的 Microsoft Word,這個目標的可行性就變得更高一點。

公司行號也會使用 Microsoft Office,尤其在大型企業間更是將它是為標準規格。商務版中包含的軟體涵蓋了許多用於管理大量用戶資料庫、執行進階試算表計算工作,與製作強大及內容引人入勝的簡報,並以音樂及影片收尾的程式。

微軟更宣稱目前世界上已超過10億人口使用 Office 套裝產品。

 

哪些裝置支援 MS Office?

你可以在桌機、筆電、平板電腦、智慧型手機等多數裝置上取得 Microsoft Office,如果你沒有電腦或不支援完整 Office 版本,可以使用 Microsoft Office Online 套裝應用程式。

App 商店內也有適用於 iPhone 和 iPad 的 Microsoft Office 應用程式,Android 用戶則可以前往 Google Play 商店下載。

 

Microsoft Office 包含哪些應用程式?

Microsoft Office 套裝內含的程式依照方案的不同,提供的功能也不同 (價格也不同),Microsoft 365 家庭與個人版包含 Word、Excel、PowerPoint、OneNote 和 ​Outlook,Office 2016;家用及學生版 (電腦專用) 包含 Word、Excel、PowerPoint、OneNote,商務版則除了上述的程式外,更多加了 Publisher 和 Access。

下列是各個應用程式的簡短說明及用途:

  • Word – 製作檔案文件、傳單及出版物
  • PowerPoint – 整理並調整方程式、繪圖工具等資料
  • Excel – 儲存、整理,並調處資料
  • OneDrive – 線上儲存資料
  • OneNote – 整理你所收集的手寫筆記、繪畫、螢幕截圖,音訊片段與其他資料
  • Publisher – 製作大面積的出版品、海報、傳單和菜單
  • Outlook – 管理 Email、行事曆、待辦清單與聯絡人資訊
  • Access – 編輯並整理大量資料

Mac 版本

所有 Mac 版本的 Microsoft 365 包含 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote。

Android 版本

Android 版本包含 Word、Excel、PowerPoint 三合一 Office 軟體, Outlook 和 OneNote 則是獨立的軟體,Word、Excel 和 PowerPoint 也可以單獨下載。

iOS 版本

iOS 版本包含 Word、Excel、PowerPoint 三合一或單獨的 Office 軟體,而 Outlook、OneNote 只能單獨下載。

 

關於 Microsoft Office 的常見問題

1. Microsoft Office 隨選即用功能是什麼?

Microsoft Office 隨選即用功能可以讓使用者在套裝軟體完整安裝前,便直接下載並使用軟體的安裝技術。

例如,如果你想在套裝軟體安裝前取得特定功能,隨選即用功能就會立刻開啟此項功能。在 Microsoft Office 365 和 Office 2013 後期版本中都可以使用隨選即用功能。

2. Microsoft Office OneNote 是什麼?

OneNote 是功能類似 Evernote 的 Microsoft Office 套裝軟體之一,可以讓使用者在數位筆記本介面上追蹤待辦清單,撰寫筆記並執行其他功能。

你可以分享你的 OneNote 文件或隱藏檔案,並且用和 Word 類似的文字編輯工具與功能來整理你的作品。

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