你應該開始使用Google Keep的9個原因

Google Keep 是一款非常好用的筆記軟體,於2013年由 Google 開發出來,並提供用戶免費使用。

同類型競爭產品 Evernote 提供進階服務,為使用者解決許多問題,因此它至今依然佔據筆記軟體的龍頭地位。

但 Google Keep 作為一款免費筆記軟體,擁有簡約的介面和基本常用到的工具,也是個非常不錯的替代方案。

而且 Google Keep 除了支援網頁版,也有推出 Android 和 iOS 版本,因此你可以在多裝置、跨平台使用它,即便你在商務旅行或人不在電腦前面,也能即時查看先前紀錄的事項。

本篇文章將說明 Google Keep 有哪些特點,讓你應該開始使用它來記錄和整理筆記,相信它的功能絕對不會讓你失望。

另外,如果你正在找更多好用的筆記App,可以參考這篇文章

 

Google Keep官方網站

 

Google Keep的功能特點

1. 輕鬆將內容複製到 Google 文件

輕鬆將內容複製到Google文件

選用 Google Keep 的最大好處之一,就是它能與整個 Google 應用程式系統完美集成,如果你平常都使用 Gmail、Google 雲端硬碟Google 文件等工具,那麼當你使用 Google Keep 紀錄筆記時,也能非常方便的將內容分享到其他工具中做使用。

如果要將筆記複製到 Google 文件,只需要點擊筆記的三點圖標,然後在選單中選擇”複製到 Google 文件”,當複製完成後你可以點選跳轉到 Google 文件。

Google文件匯入GOOGLE KEEP內容

或者你也可以從 Google 文件直接匯入 Google Keep,進入 Google 文件點擊右側的 Google Keep 圖示,就能在裡面查找要加入的筆記資料,然後再以 Google 文件形式透過 Gmail 寄出,或儲存在 Google 雲端硬碟中。

 

2. 與他人分享和協作

google keep與他人分享和協作

Google Keep 可以從已經創建的筆記中邀請協作者,讓其他人加入這個筆記欄一起編輯它,你只需要在筆記下邊欄選擇”添加人物”圖標,接著就可以輸入對方的電子信箱地址來邀請他。

只要有人對筆記進行修改,其他協作者也都能看到修改後的內容,如果你要解除對方的協作者權限,也隨時都可以撤銷它的訪問權。

 

3. 添加核取方塊,建立待辦清單

GOOGLE KEEP核取方塊

Google Keep 支援建立待辦事項清單的功能,你可以在筆記點選三點圖標,然後選擇開啟核取方塊功能,接著你就會看到每個項目前面都會出現一個方框。

每個選項輸入後,都可以用拖放的方式來調整順序,這個功能除了在執行計畫用得到,對於行李箱準備清單和外出購物清單也非常好用。

當你完成一件事情或準備好某個物品,就可以點選核取方框打勾,完成項目就會自動進入已完成項目,你就會很清楚知道還有哪些事情需要繼續執行,不會有搞混的問題。

 

4. 圖片轉文字和語音轉文字功能

GOOGLE KEEP圖片轉文字

Google Keep 有 OCR 技術可以幫你把拍照或上傳的圖片內容轉成文字,你只需要在插入圖片後點選三點圖標,就可以從中選擇”擷取圖片文字”選項。

不過圖片轉文字功能比較適合英文使用,中文可能還在測試準確度不如英文內容,不過未來應該會逐漸改善準確度的問題,畢竟它是 Google。如果你想知道更多好用的圖片轉文字工具,可以參考這篇文章

另外,如果你是使用手機版,可以用錄音的方式來記錄筆記,因為有時候不一定方便打開手機輸入筆記,邊走、邊說、邊錄也是很可能會發生的場景。

順帶一提,除了能直接插入錄音內容到筆記中,它還能幫你把錄音內容轉換成文字,真的非常方便。

 

5. 隨手便利貼,排成任務更方便

隨手便利貼,排成任務更方便

Google Keep 就像便利貼一樣,當你突發奇想有個很棒的點子,就可以隨手把它記錄下來,每個新增的筆記都像是一個任務,你可以用拖放的方式安排順序,把最重要的待辦事項排在最上方。

它有格狀檢視和清單檢視可以切換,你可以在右上角工具列找到它,格狀檢視適合一次瀏覽全部筆記,而清單檢視則更適合任務排程使用,你可以根據情況或喜好自己選擇。

另外,每張卡片都有”封存”按鈕,你可以在完成後點選封存,這樣便利貼牆就不會看到它,如果你想再次查看已封存的筆記,只需要前往左側封存資料夾查看即可。

 

6. 筆記顏色管理

筆記顏色管理

Google Keep 的每則筆記都像一張便利貼,隨著筆記數量越來越多,都用白色背景會很難分辨,這時候你就可以自訂規則,然後依照規則給筆記使用不同顏色

GOOGLE KEEP搜尋功能

這樣當你看到特定顏色,就會知道這個筆記跟什麼有關,幫你用視覺快速區分筆記種類。另外,Google Keep 可以用顏色來過濾筆記,例如你在搜尋欄中選擇只顯示紅色,那麼它就會幫你快速顯示這一類顏色標記的筆記。

順帶一提,搜尋除了能選擇筆記顏色,還可以選擇清單、圖片、繪圖和提醒。

7. 添加標籤方便查找

GOOGLE KEEP添加標籤方便查找

如果你需要另外一種筆記分類方式,可以嘗試使用 Google Keep 的標籤功能,例如你建立一個名叫”急件”的標籤,那麼它就會在左側幫你新增一個”急件”資料夾,並且每個被標記的筆記下方都會出現一個”急件”標籤。

要建立標籤,一樣點選三點圖標,選擇”新增標籤”即可。

 

8. 設定時間與地點提醒功能

設定時間與地點提醒功能

每個筆記下方最左邊都有一個提醒圖標,點擊後就可以設定時間提醒和地點提醒,時間提醒部分還可以設定單次提醒和循環提醒。

單次提醒適合緊急事件,而循環提醒則比較適合上課學習使用,至於地點提醒可能比較適合造訪客戶或待辦事項是在某個特定地點。

 

9. 用繪圖方式來做筆記

GOOGLE KEEP用繪圖方式來做筆記

Google Keep 也提供繪圖記錄筆記的方式,畢竟有時候用說的或寫的都很難表達,用畫圖的方式就非常直覺,人都是視覺動物看圖片比看文字更容易理解,所以這個功能還是有它的實用性。

GOOGLE KEEP繪圖

繪圖工具雖然蠻陽春的,但還是能讓你選擇畫筆和創建網格或圓點,對於一個筆記工具而言其實已經足夠使用。

 

結論

以上就是 Google Keep 的使用說明,相信這款免費又具備完善功能的筆記軟體兼 App,能夠滿足你絕大多數的使用需求,下次需要記筆記時不妨優先使用看看。

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