今天這篇文章讓我們來聊聊Google Keep,它是一款非常好用的筆記工具軟體,於2013年由Google開發出來並免費提供用戶使用,如果你想了解更多好用的筆記軟體,可以參考這一篇文章

雖然Evernote提供進階服務,為使用者解決許多問題,因此它至今依然佔據筆記軟體的龍頭地位。但Google Keep作為一款免費筆記軟體,擁有簡約介面和常用工具也是個非常不錯的替代方案。

而且Google Keep除了支援網頁版,也有推出Android和iOS版本,因此你可以在多裝置、跨平台使用它,即便你在商務旅行或人不在電腦前面,也能即時查看先前紀錄的事項。

本篇文章將與你分享為什麼應該立刻開始使用Google Keep的8個理由,相信選用它來整理和查閱筆記,它絕對不會讓你失望的。

Google Keep官方網站

輕鬆將內容複製到Google文件

輕鬆將內容複製到Google文件

選用Google Keep的最大好處之一,就是它能與整個Google應用程式系統完美集成,如果你平常都使用Gmail、Google雲端硬碟或Google文件等工具,那麼當你使用Google Keep紀錄筆記時,也能非常方便的將內容分享到其他工具中做使用。

如果要將筆記複製到Google文件,只需要點擊筆記的三點圖標,然後在選單中選擇”複製到Google文件”,當複製完成後你可以點選跳轉到Google文件。

Google文件匯入GOOGLE KEEP內容

或者你也可以從Google文件直接匯入Google Keep,進入Google文件點擊右側的Google Keep圖標,就能在裡面查找要加入的筆記資料,然後再以Google文件形式透過Gmail寄出或儲存在Google雲端硬碟中。

與他人分享和協作

google keep與他人分享和協作

Google Keep可以從已經創建的筆記中邀請協作者,讓其他人加入這個筆記欄一起編輯它,你只需要在筆記下邊欄選擇”添加人物”圖標,接著就可以輸入對方的電子信箱地址來邀請他。

只要有人對筆記進行修改,其他協作者也都能看到修改後的內容,如果你要解除對方的協作者權限,也隨時都可以撤銷它的訪問權。

添加核取方塊,建立待辦清單

GOOGLE KEEP核取方塊

Google Keep支援建立待辦事項清單的功能,你可以在筆記點選三點圖標,然後選擇開啟核取方塊功能,接著你就會看到每個項目前面都會出現一個方框。

每個選項輸入後,都可以用拖放的方式來調整順序,這個功能除了在執行計畫用得到,對於行李箱準備清單和外出購物清單也非常好用。

當你完成一件事情或準備好某個物品,就可以點選核取方框打勾,完成項目就會自動進入已完成項目,你就會很清楚知道還有哪些事情需要繼續執行,不會有搞混的問題。

圖片轉文字和語音轉文字功能

GOOGLE KEEP圖片轉文字

Google Keep有OCR技術可以幫你把拍照或上傳的圖片內容轉成文字,你只需要在插入圖片後點選三點圖標,就可以從中選擇”擷取圖片文字”選項。

不過圖片轉文字功能比較適合英文使用,中文可能還在測試準確度不如英文內容,不過未來應該會逐漸改善準確度的問題,畢竟它是Google。如果你想知道更多好用的圖片轉文字工具,可以參考這一篇文章

另外,如果你是使用手機版,可以用錄音的方式來記錄筆記,因為有時候不一定方便打開手機輸入筆記,邊走、邊說、邊錄也是很可能會發生的場景。

順帶一提,除了能直接插入錄音內容到筆記中,它還能幫你把錄音內容轉換成文字,真的非常方便。

隨手便利貼,排成任務更方便

隨手便利貼,排成任務更方便

Google Keep就像便利貼一樣,當你突發奇想有個很棒的點子,就可以隨手把它記錄下來,每個新增的筆記都像是一個任務,你可以用拖放的方式安排順序,把最重要的待辦事項排在最上方。

它有格狀檢視和清單檢視可以切換,你可以在右上角工具列找到它,格狀檢視適合一次瀏覽全部筆記,而清單檢視則更適合任務排程使用,你可以根據情況或喜好自己選擇。

另外,每張卡片都有”封存”按鈕,你可以在完成後點選封存,這樣便利貼牆就不會看到它,如果你想再次查看已封存的筆記,只需要前往左側封存資料夾查看即可。

題外話,如果你需要桌面便利貼軟體,那麼這一篇文章你應該看看

筆記顏色管理

筆記顏色管理

Google Keep的每則筆記都像一張便利貼,隨著筆記數量越來越多,都用白色背景會很難分辨,這時候你就可以自訂規則,然後依照規則給筆記使用不同顏色。

GOOGLE KEEP搜尋功能

這樣當你看到特定顏色,就會知道這個筆記跟什麼有關,幫你用視覺快速區分筆記種類。另外,Google Keep可以用顏色來過濾筆記,例如你在搜尋欄中選擇只顯示紅色,那麼它就會幫你快速顯示這一類顏色標記的筆記。

順帶一提,搜尋除了能選擇筆記顏色,還可以選擇清單、圖片、繪圖和提醒。

添加標籤方便查找

GOOGLE KEEP添加標籤方便查找

如果你需要另外一種筆記分類方式,可以嘗試使用Google Keep的標籤功能,例如你建立一個名叫”急件”的標籤,那麼它就會在左側幫你新增一個”急件”資料夾,並且每個被標記的筆記下方都會出現一個”急件”標籤。

要建立標籤,一樣點選三點圖標,選擇”新增標籤”即可。

設定時間與地點提醒功能

設定時間與地點提醒功能

每個筆記下方最左邊都有一個提醒圖標,點擊後就可以設定時間提醒和地點提醒,時間提醒部分還可以設定單次提醒和循環提醒。

單次提醒適合緊急事件,而循環提醒則比較適合上課學習使用,至於地點提醒可能比較適合造訪客戶或待辦事項是在某個特定地點。

用繪圖方式來做筆記

GOOGLE KEEP用繪圖方式來做筆記

Google Keep也提供繪圖記錄筆記的方式,畢竟有時候用說的或寫的都很難表達,用畫圖的方式就非常直覺,人都是視覺動物看圖片比看文字更容易理解,所以這個功能還是有它的實用性。

GOOGLE KEEP繪圖

繪圖工具雖然蠻陽春的,但還是能讓你選擇畫筆和創建網格或圓點,對於一個筆記工具而言其實已經足夠使用。