以前大家要編輯文件檔都會選擇使用Microsoft Word,但自從Google文件(Google Doc)推出後大家才知道,原來還有雲端文件編輯這種處理文書方式。

而且Google文件可以跟Gmail、Google試算表和Google簡報等應用程式完美結合,於是Google文件就開始被許多使用者所採用,至今已成為使用量不輸給Microsoft Office的文書應用程式。

本篇文章將與你分享11個好用的Google文件使用技巧,讓你更深入了解它的進階功能,並且加快文書處理的效率。

一步開啟新的Google文件

一步開啟新的Google文件

一般使用者要開啟一個新建的Google文件,都會先開啟Google雲端硬碟,然後再從中創建一個Google文件檔,或者是使用Google Chrome瀏覽器,然後開新分頁從右上角的Google程式集中,點選”Google文件”來開啟它。

雖然上面說的兩種方式,都可以成功打開Google文件,但也都是比較花時間的方法。這邊教你一個秒開Google Doc的絕招,那就是在瀏覽器網址欄直接輸入”doc.new”或”docs.new”,就可以直接打開一個新的Google文件。

順帶一提,Google試算表和Google簡報也可以用類似的方式開啟,Google試算表輸入”sheet.new”,Google簡報輸入”slide.new”。

添加手寫簽名與插入編輯圖片

添加手寫簽名與插入編輯圖片

點選”插入->繪圖->新增”,就會進到可以添加手寫簽名的功能窗。

如果你要創建手寫簽名,點選”選取線條->塗鴉”,就可以用滑鼠控制畫筆來寫出你的名字,如果滑鼠不好用你可以考慮使用繪圖板來操作(如果手邊有的話)。

假如你想要對圖片進行編輯再插入Google文件,首先點選”圖片”來上傳想要插入的照片,載入圖片後就會出現文字編輯器、線條、圖案和文字框等工具欄可以使用,如果你要像上圖一樣添加圓圈、對話框或箭頭,可以在”圖案”功能裡面找。

Google文件直接顯示字數統計

Google文件直接顯示字數統計

對於幫別人寫文章的撰文者來說,一定都需要將字數寫到符合合約規定之上,這時候你就會需要字數統計功能來幫助你。

一般使用者都是點選”工具->字數統計”來開啟這個功能,但其實不用這麼麻煩有快捷鍵可以幫你快速打開它,如果你是Windows作業系統點選”Ctrl + Shift + C”,而Mac使用者則是點選”Command + Shift + C”。

當然更懶一點就是打開字數統計後,開啟”輸入內容時顯示字數”功能,這樣左下角就會直接出現一個字數統計,你就可以在編輯內容時知道已經打了多少字。

複製內容不用在調整字體格式

一般熟練文書處理的使用者,都知道Ctrl + V可以快速貼上內容,但你可能不知道Google文件中支援貼上內容且符合目前編輯格式的方法。

例如你從別的地方複製大小14、字體Time New Roman的文章內容,那麼當你將內容複製貼上到Google文件時,如果只按Ctrl + V就會連同格式一起貼上。

但假如你Google文件使用的格式是大小12的Arial字體,那麼當你複製完內容後,只要按”Ctrl +Shift + V”就可以直接用現在的格式貼上內容,並且它還會直接幫你把粗體、超連結都去除,整體工作效率會更快一些,你就不用再”Ctrl + A”全選調整一次字體格式。

多人協作編輯文件,透過建議編輯模式有效管理

多人協作編輯文件,透過建議編輯模式有效管理

在介面右上角,你可以找到一個”鉛筆”圖標,它有編輯、建議和檢視可選。

選擇”建議”模式後,在這個模式下所有新增的內容都會以”建議編輯”的方式呈現,這個功能在多人協作編輯下特別好用,因為每個人編輯後在文件右側都會顯示獨自的註釋框,文件所有者可以選擇接受、拒絕和回覆更改的選項。

不需要新增頁面即可網路搜尋資料

不需要新增頁面即可網路搜尋資料

當你在透過Google文件撰寫內容時,一定會有需要網路求證或尋找素材的時候,大多數使用者都會開啟新分頁,然後在新分頁用Google搜尋問題,然後找到答案再切換回來。

但其實沒有必要這麼麻煩,因為Google文件有內建瀏覽器功能,你可以點選”工具->探索”來開啟它,開啟後右邊就會出現一個欄位,你可以在裡面直接搜尋問題,另外它也會幫你抓取文章的相關內容,你可以直接點擊查詢。

當然你也可以使用快捷鍵來開啟,Windows快捷鍵是”Ctrl + Alt + Shift + I”,而Mac則是”Command + Option + Shift + I”。

在個人字典添加單字,有效減少英文拼字檢查錯誤

在個人字典添加單字,有效減少英文拼字檢查錯誤

如果你經常會透過Google文件來編輯英文文件,那麼你應該會注意到Google有英文拼字和文法檢查功能,它能幫你抓出拼寫錯誤的單字,但有時候碰到專有名詞或品牌名稱也會顯示拼寫錯誤。

這個時候你可以到”工具->拼字與文法->個人字典”來修正,只要把時常被判斷錯誤的正確英文單字新增進去,之後再次輸入這個單字就不會被判定錯誤。

從Google文檔導出成其他類型格式

從Google文檔導出成其他類型格式

很多人喜歡使用Google文件來工作,但你的客戶或主管可能會要求你提供DOC或PDF格式,這個時候該怎麼辦呢?

不用擔心,只要前往”檔案->下載”就可以將Google文件導出為其它格式,它支援doc、odt、rtf、pdf、txt、html和epub格式。但有一點需要注意,在轉換格式發送給別人之前,建議對文件再次檢查一次,以確保整個內容格式和排版正確無誤。

使用Google文件語音輸入功能,將錄音內容轉成文字

使用Google文件語音輸入功能,將錄音內容轉成文字

Google文件有語音輸入功能,雖然它不能直接幫你把錄音檔轉換成文字內容,但你可以用手動的方式來完成(雖然這個方法很土炮)。

法很簡單,首先將麥克風和喇叭接到電腦上,然後將麥克風對準音箱,接著打開Google文件的語音輸入功能,然後播放錄音檔,Google文件就會幫你把錄音內容全部轉成文字,這可以非常有效的節省你的時間。

啟用離線編輯功能

啟用離線編輯功能

可能你到達沒有網路連線的地方,或者是Wi-Fi斷網、家裡停電,導致沒有辦法繼續透過Google文件作業,這個時候確實讓人很困擾。

不過不用擔心,Google文件有推出離線版,只要安裝它的Chrome外掛就可以啟用離線編輯功能。你可以前往Google文件主頁,然後在左上角點選”三條橫線”圖標,並在選單中選擇”設定”,就可以確定是否已經開啟這個功能,如果還沒開啟就手動把它啟用。

善用第三方服務集成功能

善用第三方服務集成功能

Google文件有跟其它第三方應用程式合作,如果它支援的外掛程式列表中,剛好也有你正在使用的軟體,那麼不妨就安裝外掛將兩者連結在一起。

例如Lucidchart就是很多人都有在使用的心智圖流程圖製作工具,而要安裝外掛程式只要點選”外掛程式->取得外掛程式”即可。