11個最實用的Google文件使用技巧(2022更新)

以前大家要編輯文件檔都會選擇使用 Microsoft Word,但自從 Google 文件 (Google Doc)推出後大家才知道,原來還有雲端編輯文件這樣的處理方式。

而且 Google 文件可以跟 Gmail、Google 試算表和 Google 簡報等應用程式完美集成使用,於是 Google 文件就開始被許多使用者所採用,至今已成為使用量不輸給 Microsoft Office 的文書編輯軟體

本篇文章將介紹11個最實用的 Google 文件使用技巧,讓你更深入了解它的進階功能,並且加快文書處理的效率。

順帶一提,如果你正在找好用的文書編輯 App,可以參考這篇文章

最實用的 Google 文件使用技巧

1. 一步開啟新的 Google 文件

一步開啟新的Google文件

一般使用者要開啟一個新建的 Google 文件,都會先開啟 Google 雲端硬碟,然後再從中創建一個 Google 文件檔,或者是使用 Google Chrome 瀏覽器,然後開新分頁從右上角的 Google 功能集中,點選” Google 文件”來開啟它。

雖然上面說的兩種方式,都可以成功打開 Google 文件,但也都是比較花時間的方法。這邊教你一個秒開 Google Doc 的小訣竅,那就是在瀏覽器網址欄直接輸入”doc.new”或”docs.new”,就可以直接打開一個新的 Google 文件。

順帶一提,Google 試算表和 Google 簡報也可以用類似的方式開啟,Google 試算表輸入”sheet.new”,而 Google 簡報輸入”slide.new”。

 

2. 添加手寫簽名與插入編輯圖片

添加手寫簽名與插入編輯圖片

點選”插入->繪圖->新增”,就會進到可以添加手寫簽名的功能窗。

如果你要創建手寫簽名,點選”選取線條->塗鴉”,就可以用滑鼠控制畫筆來寫出你的名字,如果滑鼠不好用你可以考慮使用繪圖板來操作(如果手邊有的話)。

假如你想要對圖片進行編輯再插入 Google 文件,首先點選”圖片”來上傳想要插入的照片,載入圖片後就會出現文字編輯器、線條、圖案和文字框等工具欄可以使用,如果你要像上圖一樣添加圓圈、對話框或箭頭,可以在”圖案”功能裡面找。

 

3. Google文件直接顯示字數統計

Google文件直接顯示字數統計

對於幫別人寫文章的撰文者來說,一定都需要將字數寫到符合合約規定之上,這時候你就會需要字數計算功能來幫助你。

一般使用者都是點選”工具->字數統計”來開啟這個功能,但其實不用這麼麻煩有快捷鍵可以幫你快速打開它,如果你是 Windows 作業系統點選”Ctrl + Shift + C”,而 Mac 使用者則是點選”Command + Shift + C”。

當然更懶一點就是打開字數統計後,開啟”輸入內容時顯示字數”功能,這樣左下角就會直接出現一個字數統計,你就可以在編輯內容時知道已經打了多少字。

 

4. 複製內容不用在調整字體格式

一般熟練文書處理的使用者,都知道 Ctrl + V 可以快速貼上內容,但你可能不知道 Google 文件中支援貼上內容,並且符合目前編輯格式的方法。

例如你從別的地方複製字體大小 14 pt、字體類型 Time New Roman 的文章內容,那麼當你將內容複製貼上到 Google 文件時,如果只按 Ctrl + V 就會連同格式一起貼上。

但假如你在 Google 文件使用的格式是大小 12 pt 的 Arial 字體,那麼當你複製完內容後,只要按”Ctrl +Shift + V”就可以直接用現在的格式貼上內容,並且它還會直接幫你把粗體、超連結都去除,整體工作效率會更快一些,你就不用再”Ctrl + A”全選調整一次字體格式。

 

5. 多人協作編輯文件,透過建議編輯模式有效管理

多人協作編輯文件,透過建議編輯模式有效管理

在介面右上角,你可以找到一個”鉛筆”圖標,它有編輯、建議和檢視可選。

選擇”建議”模式後,在這個模式下所有新增的內容都會以”建議編輯”的方式呈現,這個功能在多人協作編輯下特別好用,因為每個人編輯後在文件右側都會顯示獨自的註釋框,文件所有者可以選擇接受、拒絕和回覆更改的選項。

 

6. 不需要新增頁面即可網路搜尋資料

不需要新增頁面即可網路搜尋資料

當你在透過 Google 文件撰寫內容時,一定會有需要網路求證或尋找素材的時候,大多數使用者都會開啟新分頁,然後在新分頁用 Google 搜尋引擎來查找問題,然後找到答案再切換回來。

但其實沒有必要這麼麻煩,因為 Google 文件有內建瀏覽器功能,你可以點選”工具->探索”來開啟它,開啟後右邊就會出現一個欄位,你可以在裡面直接搜尋問題,另外它也會幫你抓取文章的相關內容,你可以直接點擊查詢。

當然你也可以使用快捷鍵來開啟,Windows 快捷鍵是”Ctrl + Alt + Shift + I”,而 Mac 則是”Command + Option + Shift + I”。

 

7. 在個人字典添加單字,有效減少英文拼字檢查錯誤

在個人字典添加單字,有效減少英文拼字檢查錯誤

如果你經常會透過 Google 文件來編輯英文文件,那麼你應該會注意到 Google 有英文拼字校正和文法檢查功能,它能幫你抓出拼寫錯誤的單字,但有時候碰到專有名詞或品牌名稱也會顯示拼寫錯誤。

這個時候你可以到”工具->拼字與文法->個人字典”來修正,只要把時常被判斷錯誤的正確英文單字新增進去,之後再次輸入這個單字就不會被判定錯誤。

 

8. 從Google文檔導出成其他類型格式

從Google文檔導出成其他類型格式

很多人喜歡使用 Google 文件來進行文書工作,但你的客戶或主管可能會要求你提供 DOCPDF 格式,這個時候該怎麼辦呢?

不用擔心,只要前往”檔案->下載”就可以將 Google 文件導出為其它格式,它支援 docxodtrtf、pdf、txthtmlepub 格式。但有一點需要注意,在轉換格式發送給別人之前,建議對文件再次檢查一次,以確保整個內容格式和排版正確無誤。

 

9. 使用Google文件語音輸入功能,將錄音內容轉成文字

使用Google文件語音輸入功能,將錄音內容轉成文字

Google文件有語音輸入功能,雖然它不能直接幫你把錄音檔轉換成文字內容,但你可以用手動的方式來完成(雖然這個方法很土炮)。

法很簡單,首先將麥克風和喇叭接到電腦上,然後將麥克風對準音箱,接著打開 Google 文件的語音輸入功能,然後播放錄音檔,Google 文件就會幫你把錄音內容全部轉成文字,這可以非常有效的節省你的時間。

 

10. 啟用離線編輯功能

啟用離線編輯功能

可能你到達沒有網路連線的地方,或者是 Wi-Fi 斷網、家裡停電,導致沒有辦法繼續透過 Google 文件作業,這個時候確實讓人很困擾。

不過不用擔心,Google文件有推出離線版,只要安裝它的 Chrome 外掛就可以啟用離線編輯功能。你可以前往Google文件主頁,然後在左上角點選”三條橫線”圖標,並在選單中選擇”設定”,就可以確定是否已經開啟這個功能,如果還沒開啟就手動把它啟用。

 

11. 善用第三方服務集成功能

善用第三方服務集成功能

Google文件有跟其它第三方應用程式合作,如果它支援的外掛程式列表中,剛好也有你正在使用的軟體,那麼不妨就安裝外掛將兩者連結在一起。

例如Lucidchart就是很多人都有在使用的心智圖流程圖製作工具,而要安裝外掛程式只要點選”外掛程式->取得外掛程式”即可。

 

結論

以上就是最實用的 Google 文件使用技巧說明,相信在你掌握這些技巧後,能夠非常熟悉它的常用功能,並加快你的工作效率,讓辦事效率事半功倍。

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