你是否常常在工作上需要在眾多的資料中找出某項產品的特定數值，或者是你需要查詢班上每人的成績平均數，但是卻又不知道要使用甚麼樣的函數，才能幫助你迅速地解決這些工作上的要求？
EXCEL 的 VLOOKUP 函數能夠幫助你解決這些問題。利用 VLOOKUP 函數，你可以快速地在各個資料表格中找到相對應的項目，不用擔心因人為疏失而選取到錯誤的內容。
那麼 VLOOKUP 是什麼樣的函數，又如何運作呢？
VLOOKUP 的函數運作原理，是從最左側欄數開始往下往右尋找到資料表內對應的項目。
從示意圖表就能看出它的搜尋原理就如同一個 L 字型的邏輯，一開始從最左側的資訊依序往下尋找，再往右開始找到你所要的資訊並回傳為最終結果。
這裡要特別注意的是 VLOOKUP 函數是從最左欄開始查詢，所以如果你要查詢的數值不在欄位的最左側，而是從中間的欄位開始查詢的話，你就需要透過其他方式來處理，像是使用 INDEX、MATCH 函數才能正確顯示你所需要的項目。
本篇文章將為你詳細介紹 VLOOKUP 函數的使用說明與實際用法，讓你透過它更快的從資料中篩選自己需要的結果。
VLOOKUP 函數使用說明
1. VLOOKUP 函數寫法
=VLOOKUP{lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]}
也就相當於
=VLOOKUP{查詢項目，資料查詢範圍，資料內欄位號碼，是否精準比對}
從函數內可以看見 VLOOKUP 函數內擁有4種參數，以下則是相關函數的說明。
- 「lookup_value」查詢項目：此參數就是你打算查詢的項目與依據，假如你想要找到某位同學的成績，那麼這位同學的名稱就是你的查詢項目，VLOOKUP 函數會以此查詢對應的數值與項目。
- 「table_array」資料查詢範圍：設定查詢時對應的表格範圍，函數將會從你選取的範圍內找到所對應的查詢項目。
- 「col_index_num」資料內欄位號碼：以資料查詢範圍內的最左側為第1欄，數字往右開始遞增，當你查詢時就會依據你所需要的項目來回傳指定欄位的資料。
- 「[range_lookup]」 是否精準比對：查詢資料時，查詢項目在查詢範圍內對應的項目是否要完全相同。
例如使用分數區間表來表示分數的話，設定為大致符合，那麼查詢時的分數即使沒有完全與區間表格相同，仍將會依照遞增排序回傳數值，函數內預設 “Ture” 是大致符合，”False” 則是完全相同。
接下來我們將會以微軟網頁版(Microsoft 365)的免費線上 EXCEL 表格做為示範操作。
並以圖中的考試成績分數表為範例，實際說明函數的各步驟將會如何達成我們所需要的結果。
2. 設定查詢數值
首先你需要將你所要查詢的數值輸入表格內，這樣函數才能依據你所要查詢的數值，對應到表格範圍內進行搜尋，像是下圖內，我們想要依照座號來做各種成績資訊的查詢，那麼就得先輸入想查詢的座號來做為根據。
3. 設定 VLOOKUP 函數
接下來假設你想要找到第二項資料的訊息，也就是各個座號對應的姓名的話，你需要將滑鼠點在 C4 儲存格，也就是姓名右側的空格。
再來當你想要插入 VLOOKUP 函數時，你可以從 EXCEL 的左上方功能列找到「插入」，點擊插入後你可以在左上角看見「函數」並點擊，這時就會看到 EXCEL 讓你選擇你想使用甚麼樣的函數，同樣地你也可以直接按下函數的符號就可以馬上插入預設的函數。
接下來選擇 VLOOKUP 函數，而函數需要輸入之前介紹的四項參數，而四項參數的設定當然可以用手動輸入特定數值，但是這樣做的話查詢其他項目時就無法一一對應更動後的數值，因此在輸入公式的時候，請點擊你要依據的儲存格，這樣就可以直接依照特定的儲存格來做為查詢依據。
像是第一項參數首先以點擊儲存格 C3 做為查詢項目，點選完後請使用逗點隔開參數。
接下來第二項參數則是範圍的選取，使用滑鼠左鍵將想查詢的資料範圍圈選出來。
如圖內 E3-J13 的格子，那麼函數就會依據這個範圍來查找相對應的資料，接下來同樣使用逗點隔開參數後。
第三項參數我們需要設定資料範圍內，函數搜尋時的對應欄位，像「姓名」在資料範圍內就是由最左邊算起第2欄位，因此我們這裡輸入數字2即可。
最後第四項參數則是設定是否使用精準比對，而在先前設定的資料範圍內，因為我們使用的查詢項目能夠精準的對應到搜尋範圍內的資料，而 EXCEL 內預設 FALSE 為完全相同，TRUE 為大致符合，所以這裡的函數寫入設定為 FALSE 即可。
那麼我們接下來透過重複以上的步驟，並且修改欄位編號，我們就能得到如同下表的最終結果。
可以看到當你自由切換座號時，就會跟著隨之變換數字，而成績因為還沒設定好所以目前預設是為數字0。
那麼我們假如要利用右邊的分數區間表，以總平均分數產生出對應到的「成績」，同樣地可以選取 K3 儲存格後插入 VLOOKUP 函數。
參數方面因為要抓取總平均分數為查詢項目，因此我們將設定 J3 儲存格為第一項參數，資料查詢範圍我們則以 M3 拉至 N8 的表格為第二項參數的範圍設定。
接下來成績在資料範圍內為第2欄，所以第三項參數設定為2，第四項參數因為總平均分數來說，無法精準的對應到成績的分數區間，所以輸入 TRUE 讓 EXCEL 自動大致符合即可。
而這邊有個特別要注意的地方就是，EXCEL 是採用向下遞增的順序做比對，所以如果原本的參照區間沒有設定好的話，就會顯示出不正確的對應值，所以使用大致符合的功能時，要記得調整區間的對應表為遞增。
以上設定好的話就會變成如圖的配置。
4. 絕對參照
那麼像是 EXCEL 還有一個向下複製的功能，因此當你上述的步驟設定好函數之後，你可能想透過下拉右下角來「相對參照」複製公式，但是當你下拉之後可能就會發現發生這樣的情況。
你會發現到往下到第4格的成績變成無法判斷的號碼，這其實是因為當時設定參數的時候，沒有用絕對參照的位置去設定，這樣的話當你往下拉來複製公式時，你原先所選取的資料範圍也會跟著資料往下移動，導致函數在搜尋設定的範圍時出現抓取錯誤的問題。
就會變成如圖中紅色框內，抓取到下方的白色儲存格，而上方的區間有誤，是錯誤的資料搜尋範圍。
這時候我們就可以使用「絕對參照」來使得函數內的參數選取範圍是固定的，你可以透過對參數選取範圍，以圖中的 M3：N8 為例，選取後按下 F4 即可使所選範圍出現$符號，就能使選取範圍固定不會跟著移動。
但因為只有固定資料查詢範圍，所以其他各項參數的數值依然可以透過 EXCEL「相對參照」的功能來往下複製公式，最終就可以如圖獲得想要的成績結果了。
結論
熟練使用EXCEL的各種技巧，能夠對平時文書工作上節省了許多的時間，並且能夠幫助你消除掉許多人為失誤的因素，讓你的錯誤率顯著降低。
善用這個VLOOKUP函數的實用技巧，就能使你在搜尋特定的相關資料時，再也不用煩惱無法處理龐大表格資訊的問題了。
不過即使看完了上述的說明，也要多實際嘗試幾次不同的操作，對各種函數的牢牢掌握，才能達到不論是工作或是其他業務上都能得心應手。