Excel IF 用法與函數範例教學

每個人在工作上多多少少會需要透過數據來判別各種標準是否合格,或是將大量的數據內容做個別分類,但是在 Excel 當中怎樣的函數才能正確的做出判別呢?

Excel 的 IF 函數就能夠令你迅速地解決這些實際上的問題。使用 IF 函數可以透過預先設置好的判斷條件,來快速的判別儲存格內的數據應該為哪種分類,與是否達成所訂定的標準,最終產生相對應的結果。

那麼 IF 是什麼樣的函數呢?它的運作邏輯是怎麼樣的呢?

IF 函數原理

IF 的運作原理就如同它的函數一樣,要預先給定一個條件設定,像是儲存格中的數值大於多少,或者是否完全符合一致?

如果符合所設定的條件,那麼此函數則會依據你設定條件符合時給予第一項結果,反之如果不符合判斷的條件,則會給予第二項結果。

如果符合所設定的條件,那麼此函數則會依據你設定條件符合時給予第一項結果,反之如果不符合判斷的條件,則會給予第二項結果。

就像是這張圖一樣,當條件判斷之後 Excel 就會幫忙分成成立與不成立的兩種結果回傳值,當成立時就會顯示為條件成立的設定資訊,反之則會顯示為不成立時的資訊。

以下的文章就實際來介紹這個 IF 函數的各種說明與實際應用。

 

IF函數說明

函數寫法

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

也就相當於

=IF(邏輯判斷式,條件符合回傳值,條件不符合回傳值)

從函數內可以看見 IF 函數內擁有3種參數,以下則是相關函數的說明。

  1. 「logical_test」邏輯判斷式:此參數就是使 Excel 判別的判斷標準,例如 C7>80 就是表示 C7 儲存格內的數值是否大於80,以此做為判斷依據。
  2. 「[value_if_true]」條件符合回傳值:當輸入完判斷標準後,如果 Excel 判斷為符合條件,則會回傳這項資訊。
  3. 「[value_if_false]」條件不符合回傳值:同理當輸入完判斷標準後,如果 Excel 判斷為不符合條件,則會回傳這項資訊。

接下來我們將會以 微軟網頁版 (OneDrive)的免費線上 Excel 表格做為示範操作。

並以圖中的考試成績分數表為範例,實際說明函數的各步驟將會如何達成我們所需要的結果。

並以圖中的考試成績分數表為範例,實際說明函數的各步驟將會如何達成我們所需要的結果。

1. 設定IF函數

假設一開始我們已經有了同學的各項成績,但是想要知道以平均分數來說,個別的同學成績是否有達到80分以上的合格標準。

首先我們需要在 C8 儲存格插入 IF 函數,而在第一項參數邏輯判斷式的地方,我們則需要使用儲存格 C7 的分數作為判斷資訊,並且我們想知道是否有達到80分的合格線,因此需要設定為 C7>=80 的條件式。

第二項參數的部份我們則需要設定當符合判斷式的時候要回傳甚麼樣的資訊,因此先用逗號與前項的判斷式隔開後,這裡會希望 Excel 判斷過後所要回傳的資訊為「合格」的文字,所以我們需要在文字的兩側加上雙引號,也就是”合格”這樣的設定,Excel 才能判斷要回傳的資訊為文字。

第三項的參數類似於先前第二項參數的操作,這裡將第三項參數設定為”不合格”即可,這樣如果第一項判斷式不符合條件後,Excel 就會直接顯示回傳的文字為不合格。

最終我們就可以得到如同圖中的情況。

最終我們就可以得到如同圖中的情況。

2. 巢狀IF函數

但上述的方式只能夠適用於有兩種結果的回傳方式,但假如今天不僅僅只要判別兩種結果,那麼又要怎樣才能利用 IF 條件是來呈現3種以上的結果呢?

為了處理這項問題就需要利用巢狀 IF 函數的寫法,來達到這樣的需求。

巢狀 IF 的概念就是使不符合條件的資訊,再做一次 IF 邏輯的條件判斷,就如同是層層包覆的蜂巢,先前我們在公式內的第三項參數為不符合條件的回傳值,所以這裡改將第三項參數設定為一個 IF 函式即可達成再次判斷的條件。

假設現在學生的成績標準改變為80分以上得 A,70分到80分為 B,70分以下為 C。而小明的國文成績因為原先改錯,現在修正為71分。

此時我們就需要將 IF 的函數公式的第三項參數修改為 IF 函數,因此為 =IF(C7>=80,”A”,IF(C7>=70,”B”,C”)),這樣的函數,而因為 Excel 當中並沒預設為這樣的方式,所以在輸入公式的時候,需要自己動手打出這些函數來作為判斷式。

還有需要注意的是因為函數內較為複雜,假如要表達為文字顯示的結果,記得文字上方的雙引號不能漏掉,還有因為多次 IF 判斷的關係,上下括號的數量也要正確,不然漏了括號,很容易也會跟著顯示不出正確的結果。

那麼最終就能夠呈現出如下圖的情況。

那麼最終就能夠呈現出如下圖的情況。

可以看到最終合格標準改為成績等第後,能夠成功顯示出3種以上的結果。

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