Excel COUNT 用法與函數範例教學

在工作上常常會遇到大量的資料與列表,而許多筆的資料往往需要找到特定的數值或是符合條件的項目個數,但是在 Excel 當中怎樣的函數才能快速地的幫我們來解決問題呢?

Excel 的 COUNT 函數就能夠令你解決這些工作上的需求。使用 COUNT 函數可以在一大串的資料當中,加總你所搜尋的資料儲存格數目,例如你需要知道某個項目當中,有填寫資料的表格數量總數為多少。

那麼 COUNT 是什麼樣的函數呢? 它是怎麼樣運作的呢?

COUNT 的運作原理就如同它的函數一樣,你選取一整排或列的儲存格項目之後,它就會自動判別選取範圍內的非空白與非文字的儲存格有幾個,並顯示出計算出的數量,就如同是數在一袋水果當中有幾顆水果的概念。

但因為 COUNT 函數只會計算有數字資訊的儲存格,如果是以文字儲存的資訊,像是中文、英文的儲存格的話,COUNT 函數就會自動地忽略,並不予計算。

本篇文章會介紹這個 EXCEL 的 COUNT 函數的各種說明與實際應用,還有常使用的變化型函數。

COUNT函數說明

函數寫法

=COUNT(value1,[value2],…)

也就相當於

=COUNT(必需參數,可加選參數)

從函數內可以看見 COUNT 函數內最少擁有1種參數,並有可加選的參數,以下則是相關函數的說明。

  1. 「value1」必需參數:此參數就是使 Excel 判別的範圍,圈選範圍 D2:D14 就表示要計算這些儲存格當中,有包含了數字屬性的儲存格個數。
  2. 「[value2]」可加選參數:當要選取的範圍不只有一列或是一行時,就可以利用多次選取範圍的方式,依序增加選取範圍,使得加選的參數範圍也能夠同樣的列入函數計算,並且最後會呈現與必需參數的加總值。

接下來我們將會以微軟網頁版(OneDrive)的免費線上 Excel 表格做為示範操作。

接下來我們將會以微軟網頁版(OneDrive)的免費線上 Excel 表格做為示範操作。

並以圖中的生活消費記帳表為範例,實際說明函數的各步驟將會如何達成我們所需要的結果。

1. 設定 COUNT 函數

假設今天想要知道總共這禮拜共有幾筆支出,那麼我們就能夠使用 COUNT 函數來計算,首先在 F2 空格中插入 COUNT 函數,而在必需參數的部分則選取 D2:D14 的範圍,那麼函數就會顯示出結果是13。

首先在 F2 空格中插入 COUNT 函數,而在必需參數的部分則選取 D2:D14 的範圍,那麼函數就會顯示出結果是13。

但要注意的是此函數無法計算當中含有文字的儲存格,因此如果我們將必需參數的範圍改為文字屬性的儲存格,那麼得到的結果將會第二張圖片是為0。

但要注意的是此函數無法計算當中含有文字的儲存格,因此如果我們將必需參數的範圍改為文字屬性的儲存格,那麼得到的結果將會第二張圖片是為0。

2. COUNTA 函數

但上述的方式只有數字的儲存格能夠計算,但如果儲存格內的項目有包含文字,就必須用到 COUNTA 這個函數,COUNTA 的參數跟COUNT是完全一致的,單純就差別在 COUNTA 可以辨識文字屬性的儲存格。

因此如果項目內有文字與數字混雜的情況,可以考慮分別使用 COUNT 與 COUNTA 來得出選取範圍內含有多少資料的個數。

那麼最終就能夠呈現出如下圖的情況。

因此如果項目內有文字與數字混雜的情況,可以考慮分別使用 COUNT 與 COUNTA 來得出選取範圍內含有多少資料的個數。

可以看到 COUNTA 即使選取的是交易方式的那一行,也能夠辨識出儲存格總數。

3. COUNTIF 函數

但是除了單純的資訊格數外,工作上通常還會需要知道,儲存格內的資訊是否超過某些數值標準,又或者是想要知道在範圍內符合查詢項目的個數有多少。

這時則需要改用 COUNTIF 函數來幫助進一步辨別儲存格內的資訊。

 

COUNTIF 函數說明

函數寫法

=COUNTIF(range,criteria)

也就相當於

=COUNTIF(搜尋範圍,判斷準則)

從函數內可以看見 COUNTIF 函數內擁有2種參數,以下則是相關函數的說明。

1.「range」搜尋範圍:此參數就是你需要查找的資料範圍,函數將會用你所圈選的範圍來比對儲存格資料。

2.「criteria」判斷準則:此參數就是你所要在前一項參數內查找的判斷條件,例如你如果想要搜尋數字大於等於200的條件則設定為” >=200 “即可,記得如果要搜尋的是特定文字或是數字條件的話,則要記得判斷準則加上引號” “才能正確回傳資訊。

那麼假設現在我們想要知道本周花費當中娛樂所佔的消費筆數有多少,那麼就可以在第一項參數搜尋範圍設置為 B2:B14,而第二項參數的判斷準則,則可以設置為”娛樂”,那麼整條函數公式就會變成=COUNTIF(B2:B14, “娛樂”),最終就會呈現出4項的最終結果。

第一項參數搜尋範圍設置為 B2:B14,而第二項參數的判斷準則,則可以設置為"娛樂",那麼整條函數公式就會變成=COUNTIF(B2:B14, "娛樂"),最終就會呈現出4項的最終結果。

但如果是要多次搜尋相符合的項目,那麼我們也可以將判斷準則的地方設定為特定儲存格的內容,那麼函數也能隨著儲存格的內容而有所變換。

像是我們將儲存格 F2 設定為判斷準則,那麼就能夠隨著儲存格中的資料屬性,來的到相對應的結果。

像是我們將儲存格 F2 設定為判斷準則,那麼就能夠隨著儲存格中的資料屬性,來的到相對應的結果。

由圖中即可看見當輸入了”交通”之後,在結果的方面 excel 就立即的從選取範圍,查找出相符合的項目並計算出總數為多少。

或者同樣的當我們要查詢儲存格當中的數值,是否大於某個標準則可以將第二個參數改為大於某個數值,例如查詢消費超過400的項目有多少,則可以輸入成”>400″的條件,那麼 COUNTIF 函數就會同樣地顯示出數值大於400的項目個數總和。

像是這張圖就能清楚地知道查詢範圍內總共有9筆消費高於400元。

像是這張圖就能清楚地知道查詢範圍內總共有9筆消費高於400元。

 

COUNTIFS 函數

但是有時候工作上又會需要在不只一個條件判斷下,所符合的個數總和,像是需要知道花費在”娛樂”同時消費的方式為”現金”的狀況有幾種,這時我們就需要用到可以多重篩選的函數也就是 COUNTIFS 函數。

COUNTIFS 函數的運作原理就像是一個多次篩選的濾網,在設置了多重參數的判斷下,能夠幫助我們找到通過條件的資訊總數,這樣就能夠在龐大的資料當中找出符合條件的資料總數,之後就能夠在以此資料做歸納與統計分析。

COUNTIFS 函數說明

函數寫法

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)

也就相當於

=COUNTIFS(第一項搜尋範圍,第一項的判斷準則,[第二項搜尋範圍,第二項的判斷準則]…)

從函數內可以看見 COUNTIFS 函數內擁有多項選取範圍與判斷參數,基本上個別與 COUNTIF 的參數說明是類似的。

  1. 「criteria_range1」準則1的搜尋範圍:此參數表示為你所設立的第一項準則參數所應用的範圍,那麼首先將會從這個範圍當中判斷第一項的條件。
  2. 「criteria1」判斷準則1:當圈選好第一項參數的判斷範圍後,那麼 Excel 就會從這個範圍裏面找出符合判斷準則的資料個數。
  3. 而到了 criteria_range2 與 criteria2 之後的參數,則分別同樣地根據選取的範圍與判斷準則再做一次條件篩選,並且最終函數將會顯示出,同時符合多重條件的個數總和。

但是要注意的地方是,之後所選取的搜尋參數範圍,行與列的數目要與準則1的搜尋範圍相同,不能夠一開始搜尋有10項儲存格,但接下來卻只有圈選3項作為範圍。

像是這張圖所顯示的,在兩次搜尋間的搜尋範圍並不相等,第一次選取的範圍為13格,但是第二次的篩選只有10格範圍,導致最終結果出現錯誤無法顯示總數。

像是這張圖所顯示的,在兩次搜尋間的搜尋範圍並不相等,第一次選取的範圍為13格,但是第二次的篩選只有10格範圍,導致最終結果出現錯誤無法顯示總數。

以下則是 COUNTIFS 函數的實際應用例子。

假設現在我們想知道同時類別為”交通”且使用”現金”作為支付方式的消費項目有幾次?

那麼我們首先就須要將第一項參數搜尋的範圍列為 B2:B14,並利用之前所介紹的技巧,我們可以將第二項參數的判斷準則設立為 F2,並在 F2 的儲存格內設定為”交通”。

第二次的條件判斷式,我們將同樣地將搜尋範圍參數設為 C2:C14,並以逗號隔開後把判斷準則設為 G2,而 G2 則為”現金”那麼在兩次的條件判斷式之下,就可以得出這時excel的函數呈現將會化為 =COUNTIFS(B2:B14,F2,C2:C14,G2)

因此我們就可以得到類別為交通的支出下,使用現金花費的總數是2次了。

如同這張圖一般,我們將可以直接修改儲存格條件,並在下方的公式顯示出總數的結果,獲得符合查找條件的項目總數。

如同這張圖一般,我們將可以直接修改儲存格條件,並在下方的公式顯示出總數的結果,獲得符合查找條件的項目總數。

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