80份甘特圖範本免費下載

甘特圖被廣泛使用,常用於製造、加工、開發和研究等相關領域, 它是項目計畫管理中至關重要的分析工具。

甘特圖的基本架構非常簡單,它主要是顯示計畫進程,讓你可以快速查看任何項目的狀態,並使你管理項目的重疊時間和完成時限。

甘特圖被大多數的項目經理所使用,用來快速估算項目完成所需的時間,因為大型項目會同時涉及多個進程,因此必須依賴甘特圖來管理這些非常複雜的項目,讓整個計畫能夠簡化一目了然。

本篇文章提供80份甘特圖範本讓你免費下載,你可以使用這些甘特圖模板來管理計畫進度,讓整個計劃都能按照時間表完成。

什麼是甘特圖?

什麼是甘特圖? 假設一項新商品生產準備時間需要一個月,市場行銷也需要一個月的時間,才能建立起產品的品牌,而投放廣告則需要大約兩個月的時間。

另外,供應鏈部門需要一個月的時間來完善產品物流與庫存備料,銷售部門則需要去尋找感興趣的零售商或通路商,讓他們願意進貨並銷售產品,這大概也需要一個月的時間。

你不能直接將所有項目的時間加總起來,因為這樣的計算方式是完全不正確的,許多流程都有可能同時進行,所以使用甘特圖模板來管理整個項目才是正確的方式。

市場行銷部門不可能等生產部門實際開始生產產品,才開始行銷和投放廣告。他們一定在計畫一開始就會先打廣告刷品牌形象,然後公告新商品即將上市,等到商品量產出後就有已經準備好的市場可以開始投放販售。

而供應鏈部門和銷售部門則必須等到生產準備完成後,才會開始進行下一步動作。因為他們要處理的產品數量只有在這時候才能確定,銷售部門才能知道有多少量要去跟零售商或通路商談。而供應鏈部門也需要實際可以生產後,才能開始找出所有備料、生產和物流等方面的細節。

 

 

什麼時候使用甘特圖?

甘特圖可以用於計劃任何項目需要的時間估算,而時間估計是甘特圖最重要的組成部分,你沒辦法在不准確知道整個項目中,每個流程所需要花費多少時間的情況下,製作出一份真正的甘特圖,通常越小型的計畫時間估計越容易。

例如,你可能無法立刻估算整修房屋所需的時間,但是你可以很容易估算出修理一件物品要花費多長時間。一旦你知道所有項目的預估時間,就可以根據開始和結束日期將它們繪製成甘特圖。

甘特圖其實在19世紀初就被發明出來,但它直到第一次世界大戰期間才開始普及。這種計畫時程規劃的圖表由亨利·甘特(Henry Gantt)發明出來,在1910到1915年間在西方國家開始流傳和使用。

甘特圖在第一次世界大戰期間被美軍的威廉·克羅澤爾將軍廣泛使用,應該不難理解為什麼甘特圖被用作軍事上的工具,因為軍事行動經長包含許多不同的過程,所有這些過程都相互緊密配合。

例如,先遣隊佔領了一個地區,將軍就會需要派更多援軍前往支援守衛,並且從不同的方向派遣不同的兵種前往,並以一種特定的方式移動,從而把每個重要戰場逐一攻佔下來,也因為甘特圖被證明非常有用之後,許多人就開始使用這種管理方法。

但甘特圖對學生和剛開始使用的人來說並不容易,因為製作起來並不簡單,當然你可以使用我們提供的甘特圖範本來解決這個問題,並且快速轉換成你所需要的版本。

但是從頭開始創建它們需要對Excel的了解和學習,對於大多數人來說最大的製作問題是時間表顯示條的設定。

 

甘特圖的基本構成部分

如果要製作甘特圖,你需要添加以下資訊在圖表內:

1. 計畫項目

這是你需要注意的第一件事,甘特圖必須能夠明瞭的顯示每項項目,才是一個合格的甘特圖。如果你忘記或遺漏某些項目,那麼對於結果而言肯定會有致命性的影響。

最終,你會發現時間估算是完全不現實的,或者說是根本無法達成,因為你跳過了其他相關項目的規劃。

因此,你必須確保列出將涉及的每個項目,如果是大型項目會有跨部門參與,這些部門的所屬項目也都需要羅列進去,以確保所有時間預估都有考慮在內。

2. 時間預估

沒有時間估算就無法建立甘特圖,甘特圖的整點就是要顯示哪些項目會重疊,以及從屬項目何時開始進行,沒有時間預估就無法做到這一點。

你可以採用不同的方法估算時間,如果你正在為一個小型項目創建簡單的甘特圖,則可以估算每個任務將花費多長時間並將其寫下來。

在較大的項目上,將採用更實際的方法,時間估算一般分為三種:最佳時間估算、正常時間估算和悲觀時間估算。

 

製作甘特圖時的常見錯誤

甘特圖是一個非常好用的工具,但是必須以正確的方式使用它們,如果以錯誤方式使用甘特圖,最終可能會弊大於利,下面是你應該極力避免的甘特圖常見錯誤。

1. 對時間估算過於樂觀

這是計畫管理新手常犯的一個普遍錯誤,經驗豐富的項目經理知道很多事情容易出包,當你涉及管理一個包含數百個流程的大型項目時,你不應該假定每個流程都能順利進行。

通常,計畫管理人員會需要增加整體時間估算值,以確保流程中有一定的容錯率。因此,如果認為一個項目應該在兩個月內可行,那麼有經驗的老手就會把計畫抓大概三個月完成,這樣即使計畫流程出現問題,也可以在不使項目拖延的情況下得到解決。

2. 圖表過於復雜

在圖表中插入太多詳細資訊,與未在圖表中添加足夠的資訊一樣糟糕。一些人最終會在甘特圖中輸入填入如此多的項目和關係項目,以至於整張甘特圖變得非常難以理解。

甘特圖的主要目的就是將複雜的過程給簡化,並讓流程之間的關係能夠用時間表完好的展現出來。如果你輸入太多的項目,最終你仍然會得到一張甘特圖,但是這張圖並沒有辦法很好的告訴你這些項目的任何資訊。

如果你要製作的甘特圖架構很龐大且複雜,可以考慮透過創建多個甘特圖來分別管理,簡單來說就是把甘特圖拆分,讓它更容易閱讀和理解。

3. 缺乏顏色標記

如果甘特圖變得過於復雜,你會需要開始用顏色來進行標記。你可以用團隊或部門來作顏色標記,並自己給予每個項目各別的顏色定義。

當然如果你過度使用顏色區分,則會很快用完所有顏色標記。相反,你可以根據將執行項目的人員作為顏色標記,團隊成員不僅可以輕鬆地看到項目的進度,還可以看到誰需要完成什麼工作,才能讓計畫更快的往前移動。

 

甘特圖範本(中文版)免費下載

甘特圖範本(英文版)免費下載

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甘特圖範本-4

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甘特圖範本-11

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甘特圖範本-12

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甘特圖範本-13

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甘特圖範本-16

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