10種提高時間管理技巧的實用方法

你是否經常有手邊工作過多,任務做不完而感到壓力巨大? 隨著上班時間的不斷流逝,有沒有覺得任務多到沒有時間去完成它? 其實會有這樣的困擾,最主要的原因是時間管理不夠完善。

如果要解決這個問題,最主要的就是組織及排程工作任務,並有效運用時間來完成更多的工作,這樣一來就可以降低壓力,同時提高工作生產力。

時間管理技巧需要一段時間來學習和適應,並且每個人的現況都不相同,很難直接給出統一的建議,但這邊幫你列出10種方法來改善你的時間管理,只要按照這個大方向執行肯定會有效果。

適當委派任務

對於所有人來說,完成比預期更多任務的情況很常見,而這也是導致工作壓力和職業倦怠的主要原因之一。

委派任務的意思並不代表你可以直接逃避責任或不做事,而是要學習適當的管理任務分配,你必需了解下屬的能力,以及目前的工作量來排定工作。

這樣做的好處不僅能在單位時間內完成更多工作,而且還能使你的團隊成員感覺到自己是工作中不可缺少的一員。

排定優先工作任務

在開始一天的工作前,列出需要立即優先處理的任務清單,是提升工作生產力非常重要的一點。

許多目前無關緊要的工作,可能會佔用你太多寶貴的時間,導致你投入太多的精力在它們上,因為它們處理起來比較輕鬆容易,因此許多人工作都會先從簡單的開始做,但這樣其實反而會拖延你的工作進度。

簡而言之,優先處理真正重要的任務,並且盡量全程保持專注。

建立時間表

隨身攜帶一個筆記本或使用桌面便利貼,並列下所有想得到的任務,這樣方便你在完成工作時,可以快速檢查接下來應該要做的任務,這可以讓你有完成一件工作的成就感,並時刻保持工作動力。

在一天工作開始之際,快速製作一個簡單的待辦清單,同時按照自己習慣的方式來對任務分優先級,並備註需要特別留意的事項,以確保你列出的任務都可以順利完成。

如果你有一項最重要的任務需要完成,那麼這個列表中應該就只有這個唯一的項目,其他的事情你都應該把它推到第二天。 

為了更好的管理你的時間,你甚至需要考慮三種清單,分別是工作、家庭和個人。

設定截止日期

當你手頭上有任何一項任務時,你都需要為他設定一個符合實際情況的截止日期,並且按照這個時間來執行。

設定截止日期後,將它寫在便利貼上並放在你隨處可看到的地方,這會對你的工作進度很有幫助,因為你會經常看到這個工作截止時間點,並在心中催促你應該繼續努力工作,直到工作階段完成為止。

如果可以盡可能嘗試將截止日期,設定在任務交件日前幾天,以便讓你在碰到任何狀況時有足夠的緩衝時間來處理。

另外,你可以將在截止日期前完成工作,視為是一種自我挑戰,並在如期達成時好好犒賞自己。

克服拖延症

拖延症是降低生產力最主要的原因之一,你會一直把工作擺著值到時間快來不及才進行,這是非常不好的工作習慣,無論對你的職業生涯和個人生活都有很不好的影響。

對許多人來說,避免拖延症可能很困難,當你感到無聊或不知到要幹嘛時,就代表你正在拖延,因為在工作時應該時刻都有事情可以做。

如果你真的有很嚴重的拖延症,可以考慮分解困難的任務,把它切分成數個階段,這樣就能確保你工作進度持續前進。

學會應對壓力

當我們接受超出自己能力範圍的工作時,往往會產生巨大的壓力,如果你本身是個抗壓性很強的人,那麼應該不需要我多提點,但如果你本身抗壓性一般或不高,就應該學習如何用一些事情來轉移壓力,以避免影響自己的工作生產力。

下面是處理壓力不錯的方式:

  1. 外出走走
  2. 重訓或從事戶外運動
  3. 練習瑜珈或冥想
  4. 打電話跟朋友聊天
  5. 鑽研自己喜歡的愛好
  6. 聽音樂或看影片

如果你真的沒有時間做其他事情來紓解壓力,嘗試一些深呼吸放鬆的方法也會有幫助,這種方式只需要抽空幾分鐘,並且被科學證明能有效降低壓力。

避免同時執行多個任務

許多人都認為同時處理多個任務是有效率且能幹的表現,但其實人類很難做到一新二用,事實上當我們專注於一件事時會做得更好。

同時進行多個項目會嚴重影響生產力和工作精確度,所以你應該極力避免一次處理多個任務,這是提高時間管理的重要訣竅之一。

利用待辦事項清單和設定截止日期來幫助你專注在一件事情上,這樣你將可以把事情做得更好。直到完成一項任務,再開始繼續下一個項目,當你忙完後仔細一看會發現自己完成的工作量大到驚人。

儘早開始工作

大多數的成功人士都有一個共同的優點,那就是他們都很早起,並且很早開始著手處理重要的事情,早起的優勢在於讓你有時間坐下來,仔細思考和規劃自己一天的行程。

早起時,你的情緒更鎮定、富有創造力且頭腦更清晰,隨著一天時間的流逝,你的狀態會逐漸下降,這也是為什麼你應該盡早開始工作的原因。

如果你是個會賴床的人,想辦法嘗試比平常早三十分鐘醒來,並利用這三十分鐘來做些有意義的事情,無論是運動、吃早餐或想事情都可以。

規律的休息

每當你工作到感覺疲倦或有壓力時,應該立刻起身休息10到15分鐘,壓力過大會對你的身心造成傷害,並同時影響你的生產力。

甚至你可以很好的安排你的休息時間,例如蕃茄鐘工作法就是不錯的解決方案,它可以讓你全力衝刺後放鬆身心,等恢復精力後再繼續進行。

學會跟要求說不

如果你認為自己的工作量已經超過負荷,你應該禮貌的拒絕接受其他任務,在同意承擔額外工作前,先確認自己所列的待辦清單吧。

許多人擔心說”不”會讓同事感覺自己很自私,但事實上適當的說”不”,是懂得照顧自己和有效管理時間的好方法。

結論

以上就是時間管理的10個建議,它們將幫你更加專注在用更少的時間完成更多的工作量。

時間管理需要每天堅持執行,三天捕魚兩天曬網的方式肯定不行,學會對任務進行優先級排序,能幫你確認目標並節省下許多時間,從而在指定時間內完成更多項目。

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