什麼是Google文件? 它能完全取代Microsoft Word嗎?

Google Docs (Google文件)是Google 雲端硬碟 的一部分,而且是最受歡迎的免費線上文書處理應用程式。

用 Google 文件來建立新檔、上傳、儲存、分享和合作處理文檔都很容易,而且你可以匯入不同的格式來進行編輯。

 

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Google 文件的優點與缺點

優點

  • 能夠匯入與導出常見的檔案格式。
  • 文件內容會自動即時儲存到你的 Google 雲端硬碟
  • 有一個整潔且使用簡單的介面。
  • 可以輕鬆與別人共用你的檔案。

缺點

  • 需要有網路才能雲端備份
  • 必須註冊和登入 Google 帳號才能使用。
  • 在文字編輯器中缺少一些高級功能。
  • 有時候上傳其他檔案文件,會有遺失或改變格式的問題。

 

Google 文件的快速操作教學

Google 文件是一個簡單的網路應用程式,因為它的使用者介面很簡淨,而且所有的工具都很好用。然而,如果你是第一次使用的話,可能會有點困惑,因為它和 Google 雲端硬碟有著高度連結。

如果你需要 Google 文件的使用進階教學,可以參考這篇文章

如何上傳檔案到 Google 文件?

打開 Google 雲端硬碟,選擇”新增”按鈕,然後選擇檔案上傳或是資料夾上傳都可以,依照你想要的方式上傳。

打開 Google 雲端硬碟,選擇"新增"按鈕,然後選擇檔案上傳或是資料夾上傳都可以,依照你想要的方式上傳。

現在檔案在 Google 雲端硬碟裡面,你可以按右鍵使用 Google 文件開啟,選擇開啟工具 > Google 文件

現在檔案在 Google 雲端硬碟裡面,你可以按右鍵使用 Google 文件開啟,選擇開啟工具 > Google 文件。

如何編輯 Google 文件的檔案?

Google 文件最上方的功能選單類似你安裝在你電腦上的其他文書處理軟體,像是 Microsoft Word 或是 OpenOffice Write。下面是幾個編輯常用的選項:

  • 檔案: 重新命名、分享、下載、列印
  • 編輯: 復原、取消復原、尋找和取代、剪貼
  • 插入: 加入圖片、圖案、表單、表格、連結、註解
  • 格式: 文字格式、段落樣式、項目符號和編碼
  • 工具: 字數計算、字典、語音輸入

如何從 Google 文件分享檔案?

Google 文件有幾種分享檔案的選擇,其中最簡單的分享方式是透過輸入對方的 Gmail 將 Google 文件的瀏覽或編輯權限開給他。

選擇在頁面最右上方的”共用”按鍵,然後輸入你要寄出的電子信箱地址,你可以選擇是否讓共用者編輯、查看或評論的權限。

你也可以建立一個分享連結,然後分享連結給任何人(甚至是沒有 Gmail 的使用者)都可以打開來編輯或瀏覽。

從”共用”按鈕的獲取連結框中,選擇複製連結。選擇你是否讓接受方有編輯、查看或評論的權限。在電子郵件或即時通訊軟體貼上連結,並分享給其他人。

從"共用"按鈕的獲取連結框中,選擇複製連結。選擇你是否讓接受方有編輯、查看或評論的權限。在電子郵件或即時通訊軟體貼上連結,並分享給其他人。

另外,Google 文件有編輯顯示功能,它能讓你方便查尋文件更改歷程。在文章中會標記有誰編輯過文件和更動時間戳記。

 

Google 文件 Google Workspace 的關係

Google 文件是 Google Workspace 的其中一部分,Google Workspace 結合了 App、Email、雲端儲存、管理軟體、日曆及更多功能。

除了 Google 文件之外,Google Workspace 包含了 Google 的其他應用程式服務,裡面包含有 Gmail、日曆、雲端硬碟、Google 試算表、Google 簡報、Google Meeting 及更多應用程式。

你也可以單獨使用 Google 文件和其他工具,就像在使用獨立的軟體一樣。但是它們彼此具備兼容性,作為 Google Workspace 使用的話,他們會更加強大。

當你在使用 Google Workspace 時,如果你用 Google 文件來合作編輯的話,你和其他使用者可以從 Gmail 分享後,直接在 Google Chat 中打開它。

Google Workspace 讓每個擁有 Google 帳號的使用者都可以免費使用,但是如果你在找更高階的功能,像是額外的雲端儲存空間、商用電子郵件地址及其他功能的話,可以考慮付費購買。

 

關於 Google 文件的更多資訊

下面是使用免費 Google 文件的其他優點:

  • Google 文件可以從你的電腦或是 Google 雲端硬碟開啟,支援的檔案格式有 Microsoft Word 的 DOCDOCX、DOCM 和 DOTM 檔,就連常見的 HTMLRTFTXT 格式都可以。
  • 可以上傳整個資料夾,也可以選擇上傳單一文件。
  • 你的 Google 帳號最多可以免費儲存到 15GB,但是這個儲存空間不是只有給 Google 文件使用。包含你的 Google 相簿、Gmail和你所有文件、試算表、簡報、圖片、表格等檔案都算在 15GB 儲存空間的扣打裡。如果你想要更多的儲存空間,可以從 Google 那裡買更多空間。
  • 存在 Google 文件的檔案會被存放在你的 Google 雲端硬碟,然後在任何瀏覽器都可以正常開啟,你可以將完成的文件以 DOCX、ODT、RTF、PDF、TXT 或 EPUB 格式導出。
  • 假如你與多人一起合作編輯,它能夠完整顯示文件的修改紀錄,以及何時、何人所做的更動都能夠快速查閱。
  • 頁面顏色、紙張大小、方向、邊距都可以自訂。
  • Google 文件可以讓你使用語音轉文字的方式輸入。
  • 就像其他的文書處理軟體一樣,Google 文件有復原及取消復原的按鈕,可以快速的更正錯誤。

Google 文件其他值得注意的特點

  • Google 文件的格式選項讓你可以使用粗體、斜體、底線、刪除線、上標和下標、對齊方式、不同的字體大小、段落樣式、行間距等來處理文字內容。 
  • 可以將圖片、超連結、方程式、繪圖、表格、附註、特殊符號、頁碼、分頁符、頁首/頁尾和書籤插入到 Google 文件中。
  • 內建搜尋工具讓你不用離開 Google 文件就可以進行搜尋研究,例如查找單字定義和插入圖片,以及在文章中引用名言。
  • 只需點擊幾下,文章就可以被自動翻譯成數十種語言。
  • 可以增加附加功能到 Google Docs 提供更多特色。
  • 刪除的檔案會被保存到垃圾筒中,如果你後悔刪除想恢復檔案,可以輕鬆的恢復檔案。
  • 文件可以直接從 Google Docs 列印,也可以通過公開連結與全世界共享,並使用”發佈到網路”選項嵌入到網站中。
  • Office Editing for Docs, Sheets & Slides Google Chrome 的擴充外掛,讓你可以在瀏覽器上直接開啟和編輯文件,而不用先下載到自己的電腦,再上傳到 Google 雲端硬碟。這也是一種快速編輯文件的方法,只需要把文件拖到 Chrome 瀏覽器即可。 

 

我們對 Google 文件的評價

我們對 Google 文件有著不錯的評價。如果你是為了工作或是和家人分享檔案,不想老是被 Microsoft Word 綁架,或是你不想要為了文書處理程式付費的話,那麼 Google 文件確實是個優秀的選擇。

如果你的電腦能夠正常連線網路,而且只需要基本的文書編輯功能,那麼 Google 文件是讓你省下一筆錢的好方法。

如果你已經有 Gmail 或是 YouTube 帳號,你可以使用同帳號登入使用Google Docs,它們都是 Google 的產品。

如果你喜歡 Google 文件,我們推薦試試看 Google 的其他線上工具,像是 Google 簡報還有 Google 試算表

 

關於 Google 文件的常見問題

Google Docs 值得信賴嗎?

雖然 Google Docs 在 2021 年 4 月遇到部分功能斷線的問題,但它絕大多數時間都非常穩定。不過,它的穩定性還是取決於你的網路連線。所以,定時備份你的檔案一直是一個好習慣,讓你可以在離線時也可以存取它。

如何在 Google Docs 上繪圖?

要插入繪圖到文件中,選擇”插入>繪圖>新增”,繪圖視窗會打開許多選項。例如:你可以插入藝術字或是使用線條、還有圖形工具來創作正方形、圓形等形狀。

如何在 Google Docs 上添加刪除線?

反白你要添加刪除線的內容,選擇”格式>文字>刪除線”,或是使用鍵盤快捷鍵 Alt+Shift+5。

如何在 Google Docs 中確認字數?

選擇”工具>字數統計”或是使用鍵盤快捷鍵輸入 CTRL SHIFT C,或者你可以參考我們推薦的好用字數計算工具

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